La gestion comptable du CSE : do's and don'ts

Après la mise en place du CSE au sein d'une entreprise, celui-ci dispose de nombreuses missions. Si le CSE engage des dépenses pour mener à bien ses activités, il doit en assurer la traçabilité. C'est pourquoi la loi lui impose des obligations comptables. Que devez-vous faire ou ne pas faire dans la gestion de la comptabilité de votre CSE ? On vous répond !

Présentation des comptes du CSE à l'employeur : pourquoi et comment ?

Les obligations comptables du CSE

Le CSE a l'obligation de tenir une comptabilité pour assurer la traçabilité de ses dépenses et une transparence financière. Cette obligation comptable est une émanation de la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014, relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale.

En règle générale, l'article L. 123-12 du Code de commerce pose les obligations comptables pour les commerçants. Pour le CSE, l'article L. 2315-64 du Code du travail fait un renvoi à cet article du Code de commerce.

Pour s'assurer de la gestion comptable, le CSE doit obligatoirement désigner un trésorier, membre du bureau du CSE. Les misions du trésorier relatives à la comptabilité du CSE doivent s'exercer pendant ses heures de délégation. 

Dans le cadre de la gestion comptable du CSE, l'Autorité des normes comptables (ANC) joue un rôle important. En effet, ce sont les règlements n° 2015-01 et 2015-02 de l'ANC du 2 avril 2015 qui établissent les règles applicables à la présentation des comptes et les documents comptables nécessaires pour ces comptes. 

Aujourd'hui, trois règlements spécifiques de l'ANC complètent les règles de comptabilité applicables aux CSE. Il s'agit des règlements n° 2021-05, n° 2021-06 et n° 2021-07 du 3 septembre 2021. 

Les règles de présentation des comptes

Le CSE doit arrêter, approuver et conserver ses comptes. C'est alors au cours d'une réunion du CSE en assemblée plénière qu'il présente ses comptes. Ainsi, seule l'approbation des comptes devra figurer à l'ordre du jour. Le CSE doit également établir un rapport annuel d'activité et de gestion financière. 

Par ailleurs, le CSE doit conserver les éléments de sa comptabilité dans les archives. En effet, cette conservation est indispensable, puisqu'elle permet de garder toutes les traces des opérations comptables. Surtout, elle permet au CSE de justifier toutes ses dépenses en cas de contrôle de l'administration fiscale. Les éléments de comptabilité du CSE doivent être conservés pendant une durée déterminée selon leur nature. Ainsi, pour les bons de livraison ou des bons de commande par exemple, le délai de conservation est de 10 ans, conformément à l'article L. 123-22 du Code de commerce. De même, le bilan, ainsi que le compte de résultat et l'annexe doivent être conservés pendant 10 ans. Ce délai court à compter de la clôture de l'exercice comptable. 

💡 A noter : si le trésorier du CSE ne conserve pas des documents pour lesquels l'archivage est requis, il s'expose à des sanctions fiscales. Surtout, sa comptabilité aura de fortes chances d'être rejetée. 

La comptabilité ultra-simplifiée du CSE : qui est concerné ?

Les obligations comptables du CSE sont fonction des ressources dont il dispose pour réaliser ses tâches. Elles dépendent également de l'effectif de l'entreprise.

Les petits CSE 

Ce sont les CSE de petite taille qui bénéficient de règles ultra-simplifiées pour la présentation de leur comptabilité. En effet, l'article L. 2315-65 du Code du travail définit une procédure ultra simplifiée pour les CSE dont les ressources n'excèdent pas un seuil annuel de 153 000 euros. C'est l'article D. 2315-35 du Code du travail qui détermine ce seuil, en faisant un renvoi à l'article D. 612-5 du code de commerce. Les CSE qui entrent dans cette catégorie sont qualifiés de petits CSE. Ici, le CSE peut s'acquitter de ses obligations comptables :

• en tenant un livre retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses qu'il réalise et des recettes qu'il perçoit. Ce livre permet de retracer distinctement les dépenses relatives au fonctionnement économique et aux activités sociales et culturelles du CSE ;
• en établissant, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à son patrimoine et à ses engagements en cours.

Le contenu et les modalités de présentation de cet état sont définis par le règlement ANC n° 2015-02 du 2 avril 2015.

Le calcul des ressources du CSE s'effectue conformément aux dispositions de l'article D. 2315-36 du Code du travail. Il faut donc tenir compte de l'ensemble des budgets du CSE. 

Par ailleurs, les CSE dont les ressources annuelles excèdent 153 000 euros sont des moyens ou grands CSE. En conséquence, ils doivent faire une présentation plus détaillée de leurs comptes.

La présentation des comptes des autres entreprises

Les moyens CSE

Pour qu'un CSE soit qualifié de moyen CSE, il faut qu'à la clôture d'un exercice, il ne dépasse pas plus d'un des seuils auxquels l'article D. 2315-35 du Code du travail fait référence. Ces seuils sont les suivants :

• 50 salariés travaillant à temps plein ;
• un bilan total de 1,55 millions d'euros ;
• des ressources annuelles équivalentes à 3,1 millions d'euros.

Conformément à l'article L. 2315-64 alinéa 2 du Code du travail, la présentation des comptes de ces CSE obéit à des règles simplifiées. De même, la loi les autorise à enregistrer leurs créances et leurs dettes seulement à la clôture de l'exercice.

Les moyens CSE font recours à un expert-comptable pour la présentation des comptes annuels. Ainsi, l'expert-comptable a droit à une rémunération déduite du budget de fonctionnement du CSE. 

💡 Bon à savoir : les petits et les moyens CSE disposent d'un droit d'option pour la présentation de leurs comptes. Ainsi, ils sont libres de choisir soit la procédure simplifiée que la loi leur accorde, soit la procédure générale de l'article L. 123-12 du Code de commerce.

Les grands CSE

Il s'agit ici des CSE remplissant plus de deux des critères auxquels l'article D. 2315-35 du Code du travail fait référence. Pour ces CSE, il n'y a pas de procédure simplifiée de présentation des comptes. De ce fait, ils doivent respecter les règles de présentation générale des comptes, mentionnées à l'article L. 123-12 du Code de commerce. Ils présentent alors :

• tous les mouvements affectant leur patrimoine et enregistrés chronologiquement ;
• l'inventaire des éléments actifs et passifs du patrimoine du CSE ;
• les comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable.

En outre, conformément au règlement n° 2021-07 du 3 septembre 2021 de l'ANC, les CSE de grande taille ont une obligation de certification de leurs comptes. Pour cela, ils doivent recourir à un commissaire aux comptes. Tandis que le CSE dispose d'un droit d'alerte sur la situation économique de l'entreprise, le commissaire aux comptes peut exercer un droit d'alerte sur la situation économique du CSE.

Par ailleurs, la loi du 5 mars 2014 imposait aux Comités d'entreprise (CE) de grande taille la mise en place d'une commission des marchés. Le CSE ayant remplacé le CE, c'est désormais à lui que s'applique cette obligation.

💡 Bon à savoir : le CSE doit présenter distinctement les activités relatives au budget de fonctionnement et au budget des activités sociales et culturelles. C'est pourquoi il est fortement recommandé aux CSE d'avoir des comptes bancaires distincts pour chaque budget. En effet, cela permet d'établir une meilleure traçabilité des dépenses effectuées. 

Par ailleurs, il convient de noter que la comptabilité du CSE tient compte du budget prévisionnel.