Dans cette politique de confidentialité, « nous », « notre » et « nos » désignent la société AFAAFF!, opérant sous le nom « EKIE », société par actions simplifiée immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Bobigny sous le numéro 814 387 585, dont le siège social est situé 7 place du 11 novembre 1918, 93000 Bobigny.
Nous exploitons la plateforme accessible à l’adresse www.ekie.co qui permet de donner accès à chacun de nos Utilisateurs, via leur espace personnel, à des ressources d’information juridique à caractère documentaire et à des prestations juridiques fournies par les Avocats partenaires d’Ekie (ci-après la « Plateforme Ekie »).
Cette politique s’adresse aux Utilisateurs et aux visiteurs de la Plateforme Ekie (« vous », « vos », « votre »), à l’exception des Avocats partenaires, et explique comment nous traitons vos données personnelles lorsque nous agissons en tant que responsable de traitement, conformément au Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données (RGPD).
Les Avocats partenaires utilisant la Plateforme Ekie dans le cadre de leur activité professionnelle doivent se référer à la politique de confidentialité qui leur est dédiée : Politique de confidentialité des Avocats.
Les termes commençant par une majuscule et non expressément définis dans la présente politique ont la signification qui leur est attribuée dans les Définitions, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel.
Ekie agit en tant que responsable de traitement pour certains traitements de vos données personnelles, listés dans la section 3 « Pour quelles finalités traitons-nous vos données ? » de la présente politique de confidentialité. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens de ces traitements, en toute autonomie, dans le cadre de la gestion et de l’optimisation des Services et de notre Plateforme Ekie.
En revanche, certains traitements sont réalisés pour le compte de tiers, et notamment :
Si vous avez des questions concernant un traitement de données qui ne figure pas dans cette politique, nous vous invitons à vous rapprocher directement de votre employeur, de votre CSE ou de l’Avocat concerné, selon le cas.
Nous collectons quatre types de données personnelles vous concernant pour réaliser les finalités décrites ci-après dans la Section 3 « Pour quelles finalités nous utilisons vos données et sur quel fondement légal ? » de cette politique.
Lorsque nous vous demandons de nous fournir des Données à Caractère Personnel, nous indiquons clairement si leur renseignement est obligatoire ou facultatif et les conséquences en cas de refus de votre part (par exemple, le fait que nous ne serons pas en mesure de traiter votre demande).
En qualité de responsable de traitement au sens du RGPD, nous collectons et traitons vos Données à Caractère Personnel pour les finalités, et en nous fondant sur les bases légales, énumérées ci-dessous.
Pour les besoins de cette section, il convient de préciser que :
Lorsqu'un traitement est basé sur notre intérêt légitime nous nous assurons dans ce cas de prendre en compte tout impact potentiel que l'utilisation de vos données personnelles peut avoir sur vous. Si nous estimons que votre intérêt ou vos droits et libertés fondamentaux outrepassent notre intérêt légitime, alors nous n'utiliserons pas vos données personnelles sur ce fondement.
Nous ne transmettons vos données à des tiers que lorsque cela est nécessaire – par exemple, aux Avocats partenaires que vous décidez de consulter via notre Plateforme Ekie ou à nos prestataires techniques, comme notre hébergeur.
Cependant, nous avons pris toutes les mesures nécessaires pour que nos prestataires ayant accès à vos données personnelles soient soumis à des obligations importantes, notamment en termes de confidentialité et de sécurité. Nous veillons à collaborer avec des prestataires présentant les plus hauts standards de sécurité des données, certifiés ISO 27001 et SOC 2.
Avec qui partageons-nous certaines de vos données personnelles ?
En tant que responsable des traitements listés dans la section précédente, nous partageons vos données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire au regard des finalités poursuivies :
Dans le strict respect des finalités énoncées ci-dessus, vos données personnelles sont traitées par nos services internes dans le cadre de l’exercice de leurs missions habituelles. Nous veillons notamment à ce que les personnes autorisées à traiter les Données à Caractère Personnel s’engagent contractuellement à en respecter la confidentialité.
Votre entreprise ou votre CSE, en tant que souscripteur de l’abonnement qui vous donne accès aux services de la Plateforme Ekie, peut être informé de certaines données relatives à l’utilisation de ces services, notamment pour :
En revanche, le contenu de vos échanges avec les Avocats partenaire via votre Espace Personnel Utilisateur sur la Plateforme Ekie demeure strictement confidentiel et ne peut être communiqué à votre employeur ou votre CSE.
Les Avocats partenaires avec lesquels vous échangez via la Plateforme Ekie agissent en qualité de responsables du traitement pour le traitement des données personnelles que vous leur transmettez.
Nous ne partageons vos données personnelles avec un Avocat que lorsque vous prenez contact avec lui via la Plateforme Ekie. Dans ce cas, certaines informations personnelles (telles que vos nom, prénom, coordonnées, entreprise et l’objet de votre demande) lui sont transmises afin de faciliter l’échange.
Dans le cadre de l'utilisation des Services et de la Plateforme Ekie, certaines de vos données personnelles sont transmises à nos sous-traitants intervenant notamment pour assurer le développement, la gestion, la sécurité, la maintenance et l’hébergement de notre Plateforme Ekie, dans la limite nécessaire à leur intervention.
Les sous-traitants concernés sont les suivants :
Nous pouvons être conduits à partager des données personnelles vous concernant avec nos conseils externes pour assurer notre conformité à certaines normes juridiques, ou en cas de litige (cabinet d’avocats).
Des données personnelles peuvent également être partagées avec toute autorité, juridiction, organe administratif ou tout autre tiers autorisé, lorsque la communication des données personnelles est requise par la loi, une disposition réglementaire ou une décision de justice ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.
Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des traitements de vos Données à Caractère Personnel.
Ces mesures visent à assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes d’information et des données traitées.
En particulier, l’accès à notre Plateforme Ekie est sécurisé par le protocole HTTPS (via TLS) et nos hébergeurs sont certifiés par PCI DSS Niveau 1, SOC 1, SOC 2, SOC 3. Nos hébergeurs sont également certifiés par les principales normes internationales, dont ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, et sont audités chaque année par un organisme indépendant.
En cas de violation de Données à Caractère Personnel, nous nous engageons à notifier la CNIL dans un délai de 72 heures, conformément à l’article 33 du RGPD. Si cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du RGPD.
Nous nous efforçons de conserver vos données personnelles au sein de l'Espace Economique Européen. Toutefois, certaines données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre Plateforme Ekie peuvent être transmises à des sous-traitants établis en dehors de l'Espace Économique Européen dans le cadre de la fourniture de nos Services.
En cas de transfert de vos données vers un pays tiers dont la législation n’a pas été reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat par la Commission européenne, nous veillons à ce que des mesures adéquates soient mises en place pour garantir la sécurité de vos Données à Caractère Personnel et le respect de vos droits, conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD.
Accès et copie
Vous avez un droit d'accès et de communication à vos données personnelles.
Droit à la portabilité
Vous pouvez, dans les limites prévues par la loi, exercer votre droit à la portabilité vous permettant de récupérer dans un format interopérable les données personnelles que vous nous avez communiquées.
Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données fondé sur un intérêt public ou l’intérêt légitime d’Ekie. Dans ce cas, vos données ne seront plus traitées, sauf si Ekie démontre l’existence de motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts et droits, ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
Obtenir la correction de données personnelles inexactes
Vous avez également la possibilité de demander la correction des données personnelles vous concernant qui seraient incorrectes et la limitation de leur traitement le temps de leur correction. Vous avez également le droit, selon la nature du traitement, de demander que les données personnelles en notre possession soient complétées.
Retirer votre Consentement au traitement de vos données personnelles
Lorsque le traitement de vos données personnelles repose sur votre Consentement, vous avez le droit à tout moment de retirer votre Consentement.
Obtenir l'effacement de vos données personnelles ou la limitation d’un traitement
Vous pouvez également demander l'effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :
Vous pouvez alternativement, dans les limites prévues par la loi, demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
Veuillez noter que nonobstant l'exercice de votre droit à l'effacement ou à la limitation, nous sommes susceptibles de conserver certaines données personnelles vous concernant lorsque la loi nous l'impose ou l'autorise, lorsque nous avons un motif légitime de le faire, pour l'exercice ou la défense de droits en justice ou encore lorsque l'exercice de ce droit porte atteinte au droit à la liberté d'expression et d'information.
Définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès
Vous avez le droit de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès. Les directives générales peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance certifié par la CNIL.
Pour exercer vos droits, veuillez-vous adresser :
Si nous avons des doutes raisonnables quant à l’identité de la personne physique présentant la demande, nous pourrons lui demander des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer son identité (ex : une copie de la pièce d’identité).
Nous vous informons également que vous pouvez vous désabonner à tout moment de notre newsletter en cliquant sur le lien proposant le désabonnement en bas de chaque email.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas suffisamment respectés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), en suivant le processus décrit sur son site https://www.cnil.fr.
Il est également possible d’adresser une réclamation par courrier à l’adresse postale suivante : CNIL - Service des Plaintes - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’un (1) mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation et de ses motifs dans le délai d’un mois suivant la réception de votre demande.
Pour plus d’informations, notre Politique de Cookies est disponible en pied de page de la Plateforme Ekie. Notre Politique de Cookies est également disponible ici.
Nous sommes susceptibles de modifier cette politique de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques, pour préciser davantage nos pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation applicable.
Nous vous encourageons à la consulter dès que vous interagissez avec nous pour rester informés de nos pratiques en matière de protection des données personnelles, et rester informés sur les méthodes que vous pouvez utiliser pour contrôler l'usage de vos données personnelles et protéger votre vie privée.
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