Extrait kbis : définition et utilité

Pour toute entreprise, le Kbis représente un document essentiel ! En effet, il s'agit d'un véritable pilier attestant de :

• L'existence juridique de la société
• De l'immatriculation de la société au Registre national des Entreprises (RNE)

En effet, ce précieux sésame, à la fois officiel et public, compile des informations vérifiées, jouant ainsi un rôle crucial dans le parcours administratif et commercial des sociétés. Vous souhaitez en savoir plus à propos du Kbis ? On vous explique tout ! 

Définition et contenu d’un Kbis 

Définition

Qu'est-ce que le Kbis ? Le Kbis est un document formel que les entreprises exerçant une activité commerciale doivent solliciter dès leur création. Cette démarche leur permet ainsi :

• D'affirmer leur inscription au RNE
• De confirmer leur existence légale

Plus qu'un simple papier, le Kbis se révèle donc être une pièce souvent demandée dans diverses situations administratives, voire même dans le cadre de réponses à des appels d'offres publics.

Toutefois, il est essentiel de faire la distinction entre l'extrait Kbis et l'extrait K. En effet :

• L'extrait Kbis est réservé aux personnes morales. Il s'agit ainsi de sociétés commerciales telles que les :
  • SARL
  • SAS
  • SCI
  • EURL

↪︎ Il est crucial de noter que ce document ne s'applique pas aux professions libérales ou artisanales.

• L'extrait K concerne les personnes physiques, comme les entrepreneurs individuels ou les micro-entrepreneurs. Il représente l'équivalent de l'extrait Kbis pour ces derniers. Ainsi, chaque structure, qu'elle soit morale ou physique, dispose d'un document officiel attestant de son existence et de son activité.

Contenu 

Vous vous demandez maintenant quelles informations contient le Kbis ? On vous explique ! ↘️

Infogreffe, Monidenum : comment avoir accès à l'extrait Kbis ? Cet accès peut-il être gratuit ? 

Qui délivre l'extrait Kbis ?

Différentes entités en France délivrent l'extrait Kbis. Ainsi, parmi celles-ci, il y a : 

• Le greffe du tribunal de commerce 
• Infogreffe 
• Monidenum

Accès via le greffe du tribunal de commerce

Le greffe du tribunal de commerce, localisé dans la région où l'entreprise est établie, est le principal fournisseur du Kbis. Les entrepreneurs peuvent ainsi :

• Se rendre directement sur place au guichet
• Effectuer une demande par courrier
• Opter pour une démarche électronique

Cette variété de choix assure une accessibilité optimale pour obtenir le document nécessaire à toute formalité administrative.

💡 Bon à savoir : les sociétés ayant leur siège social en Alsace-Moselle ont une particularité. En effet, pour celles-ci, la demande doit être adressée à la chambre commerciale du tribunal d’instance, et non pas directement au tribunal de commerce.

Recours à Infogreffe : une alternative numérique

Une autre option pour obtenir le Kbis est de passer par le site web Infogreffe. Cet outil, développé dans le cadre de la dématérialisation des formalités administratives, offre une série de téléservices facilitant l'accès à divers documents officiels, dont le Kbis. Cependant, il est important de noter que cette solution n'est pas disponible pour les sociétés ayant leur siège social en :

• Guyane
• Alsace-Moselle

Utilisation du site Monidenum

Enfin, le site Monidenum offre une alternative supplémentaire pour obtenir gratuitement l'extrait de Kbis. Toutefois, cette plateforme est spécifiquement conçue pour les dirigeants d'entreprise. Ces derniers doivent donc s'inscrire sur le site en fournissant les informations de leur société. Ensuite, leur identité doit être validée avant qu'ils puissent accéder au service et obtenir le document requis.

➞ Ainsi ces différentes options offrent aux entrepreneurs une flexibilité et une accessibilité dans l'obtention de ce document indispensable à la gestion administrative de leur entreprise

L'accès à l'extrait Kbis est-il gratuit ? 

Monidenum : une solution gratuite pour obtenir un extrait Kbis  

Depuis novembre 2019, l'obtention d'un extrait Kbis, qui était traditionnellement payant, est désormais accessible gratuitement en ligne via la plateforme Monidenum. Ainsi, cette opportunité s'adresse aux :

• Représentants légaux des entreprises
• Personnes ayant un lien juridique avec l'entreprise

↪︎ Les individus sans lien direct ne pourront donc pas bénéficier de cette option !

De plus, il est impératif que l'entreprise ait été préalablement immatriculée au Registre national des entreprises.

Ainsi, pour obtenir rapidement et gratuitement un extrait Kbis ou extrait K, il vous suffit de vous :

• Rendre sur le site monidenum.fr
• Créer un espace personnel pour activer votre identité numérique
• Télécharger votre extrait Kbis numérique gratuitement et sans limitation en accédant à l'onglet "Kbis et Performances" sur la plateforme.

💡 Bon à savoir : l'extrait Kbis obtenu de cette manière est juridiquement opposable, garantissant ainsi sa validité.

Pour les personnes externes à l'entreprise, l'extrait Kbis est donc payant. Le coût de la procédure varie en fonction du mode de transmission du document : 

Ces tarifs correspondent aux montants mis à jour le 1er janvier 2024.

Alternatives pour obtenir un extrait Kbis gratuit :

En dehors de Monidenum, il est difficile de trouver une autre solution gratuite pour obtenir un extrait Kbis. Cependant, il existe des alternatives qui peuvent être utilisées pour certaines démarches.

Ainsi, l'avis de situation SIRENE, délivré par l'INSEE, fournit par exemple une partie des informations présentes sur l'extrait Kbis. Ce document peut être obtenu gratuitement en ligne dès lors que l'entreprise a accompli ses démarches de création au Guichet unique des formalités des entreprises. En effet, c'est ce guichet qui fournit les informations nécessaires à l'INSEE pour établir l'avis de situation SIRENE. Pour obtenir ce document, il suffit de :

• Connaître le numéro de Siren/Siret de l'entreprise concernée
• Renseigner le numéro sur la page dédiée du site internet de l'INSEE

↪︎ Une fois ces étapes effectuées, le document peut enfin être téléchargé gratuitement.

Ainsi, l'avis de situation SIRENE comprend plusieurs informations similaires à celles présentes sur l'extrait Kbis. En effet, vous pouvez retrouver : 

• La date d'inscription au répertoire de l'INSEE
• Les numéros d'identification SIREN et SIRET
• La forme juridique de l'entreprise
• Le code APE
• L'adresse du siège social
• Le nom et prénom du dirigeant

Par conséquent, bien que ce document puisse être accepté en remplacement de l'extrait Kbis dans certaines circonstances pour attester de l'existence légale de la société, il ne possède pas la même valeur juridique. Ainsi, il peut rassurer les partenaires commerciaux ou les banques lors de la demande de prêt. Toutefois, il ne peut pas se substituer à l'extrait Kbis pour les démarches administratives requérant une validité légale.