Charges locatives : comment faut-il les calculer ?

Le montant des charges locatives est régulièrement l'objet d'un désaccord entre le propriétaire et le locataire. Ainsi, il est essentiel de déterminer au préalable la méthode de calcul applicable. 

Charges locatives : définition 

La liste des charges locatives, dites "récupérables par le propriétaire" est fixée limitativement par décret. 

Les charges concernées sont notamment : 

• les dépenses des employés d'immeubles et gardiens 🧹
  
  
• les frais d'entretien courant et les petites réparations sur les équipement d'usage commun ou les installations individuelles du logement 🔨
  
  
• les impositions et redevances (taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, etc.) 🚛

💡 Bon à savoir : nous vous recommandons de bien vérifier ce que contiennent les charges. Par exemple, le chauffage est collectif pour certains immeubles. Dans ce cas, le paiement de la facture de chauffage est inclus. Au contraire, ce n'est pas pris en compte lorsque le chauffage est individuel. 

Comment calculer les charges ?

Afin de déterminer le montant des charges locatives, il convient d'analyser deux documents : 

• l'arrêté des comptes de copropriété : le syndic fournit ce document à l'issue de chaque exercice, suite à l'approbation des comptes. Il indique quelles sont les charges que le propriétaire doit payer et les charges que ce dernier peut récupérer auprès du locataire. 
  
  
• l'avis de taxe foncière : le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères y figure. 

La somme de ces deux montants correspond au total que le propriétaire peut réclamer au locataire. Il suffit de diviser ce montant par 12 pour obtenir les frais mensuels. 

Sous-calcul des charges de copropriété

Dans le cadre d'une copropriété, les frais liés à l'usage et l'entretien des parties communes se facturent au copropriétaire en fonction de sa quote-part (calculée sur la base de la surface du logement).

Le copropriétaire peut donc réclamer ces frais à son locataire. 

Sous-calcul de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères

L'administration communale calcule le montant de cette taxe de façon annuelle. Elle vote un pourcentage en lien avec la valeur cadastrale de l'habitation. 

💡 Bon à savoir : la valeur locative cadastrale représente le niveau de loyer annuel théorique du logement concerné s'il était en location. 

Méthode de récupération des charges locatives : au réel ou au forfait

Il existe deux façons pour un propriétaire de récupérer le montant des charges locatives auprès du locataire : au réel ou au forfait. 

S'agissant d'un logement loué vide, le régime du réel s'impose.

En revanche, le propriétaire peut opter pour l'un des deux régimes lorsqu'il s'agit d'une location meublée ou d'une colocation. 

Récupération des charges locatives au réel 

Le propriétaire peut choisir de récupérer les charges locatives au réel. Cela signifie qu'il réclame chaque mois une provision à son locataire. Pour calculer le montant de cette provision, il se base sur les charges de l'année précédente. 

Le propriétaire doit donc procéder à une régularisation annuelle pour s'assurer que le locataire a véritablement payé ce qu'il devait, ni plus ni moins. 

En cas de trop-perçu, le propriétaire rembourse son locataire. En revanche, il se peut que les provisions ne soient pas suffisantes. Dans cette hypothèse, le propriétaire demande au locataire de payer davantage, en fonction de la facture. 

Récupération des charges locatives au forfait 

Le propriétaire peut choisir de déterminer un montant forfaitaire correspondant aux charges locatives qui pèsent sur le locataire. 

Dans cette hypothèse, le montant doit figurer au contrat de location. Par conséquent, aucune régularisation n'est envisageable. 

Charges locatives et fiscalité

Les charges locatives deviennent déductibles lorsque le propriétaire ne les récupère pas auprès du locataire. Cette situation s'envisage soit : 

• car le locataire n'a pas remboursé le propriétaire au 1er janvier de l'année suivante 
  
  
• car le bien n'est pas en location sur une partie de l'année 

En revanche, si le logement est vendu tout en étant occupé par des locataires, le propriétaire ne peut déduire les charges non récupérées de ses impôts. 

Par ailleurs, si le locataire a remboursé une partie des charges locatives, seule la part non récupérée est déductible. 

Zoom sur la régularisation tardive des charges locatives

Le paiement des charges locatives est annuel. 

Il se peut néanmoins que le propriétaire demande la régularisation des charges de façon tardive, c'est-à-dire après plus d'un an. Dans cette hypothèse, le locataire peut demander un paiement sur 12 mois.

Au-delà d'un délai de 3 ans, le bailleur ne peut plus demander le paiement des charges impayées par le locataire. Tout demande serait prescrite. 

En sus de la régularisation annuelle, une régularisation se fait à la fin du bail d'habitation, c'est-à-dire au départ du locataire.

Dans ce cas, le bailleur doit adresser au locataire le décompte en même temps que le solde de la caution.

Attention ⚠️ : le non-paiement des charges locatives a les mêmes conséquences que le non-paiement du loyer.