BDESE : guide pratique et conseils à suivre

La base de données du CSE a connu de nombreuses évolutions. La loi Climat 2021-1104 du 22 août 2021 a transformé la BDES en BDESE, incluant désormais les problématiques environnementales. Des zones d'ombre sur la BDESE ? On vous explique tout !

La réglementation de la BDESE par le Code du travail

A quoi sert une BDESE ?

La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est un outil de collecte d'informations, créé par le législateur pour accompagner le CSE dans l'exercice de ses missions. En effet, la BDESE permet aux représentants du personnel de prendre connaissance des informations relatives à l'entreprise. Ainsi, l'employeur y met à la disposition des élus du CSE, les informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes du CSE (article L. 2312-18 du Code du travail).

Lorsque des informations de la BDESE ont un caractère confidentiel, les membres du CSE ont une obligation de discrétion. Pour cela, il faudrait encore que l'employeur ait présenté ces informations comme confidentielles.

La BDESE doit être accessible de façon permanente aux membres titulaires et suppléants du CSE. Il en est de même pour les représentants et les délégués syndicaux. Toutefois, si un accord collectif est conclu, c'est lui qui définit les modalités d'accès à la BDESE.

Comment est mise en place la BDESE ?

Dans le cadre de sa mise en place, la BDESE peut faire l'objet de négociations. En effet, dans les entreprises où les syndicats sont représentés par des délégués, la BDESE se négocie avec ces derniers. Ainsi, un accord collectif majoritaire sans référendum peut permettre l'adoption de la BDESE. 

En revanche, s'il n'y a pas de délégués syndicaux au sein de l'entreprise, les membres du CSE peuvent conclure un accord sur la BDESE avec l'employeur. L'adoption de cet accord se fait alors à la majorité des élus titulaires du CSE. 

Par ailleurs, la négociation de la BDESE dans le cadre d'un accord porte sur plusieurs éléments. Il peut notamment s'agir de son architecture, son organisation, son contenu et ses modalités de fonctionnement.

A défaut d'accord collectif, un accord de branche peut aussi prévoir la négociation de la BDESE dans les entreprises de moins de 300 salariés. 

Une fois que l'employeur met en place la BDESE, il a également l'obligation de l'actualiser. En effet, l'actualisation est nécessaire car elle permet aux élus du CSE de prendre connaissance des évolutions d'informations nécessaires à l'exercice de leurs missions. Ainsi, dans les entreprises de moins de 300 salariés, l'employeur doit mettre à jour la BDESE au moins une fois tous les deux mois. Pour les entreprises de 300 salariés et plus, l'employeur doit actualiser la BDESE une fois par mois au minimum.

La BDESE est-elle obligatoire ?

Les conditions de mise en place de la BDESE

L'effectif de l'entreprise

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, l'employeur a l'obligation de mettre sur pied une BDESE.

En dessous de cet effectif, elle n'est donc pas obligatoire. Toutefois, comme pour les budgets du CSE ou le règlement intérieur du CSE, il est fortement recommandé aux entreprises de moins de 50 salariés de mettre en place une BDESE pour une meilleure organisation et un meilleur fonctionnement du CSE. 

Au sein des entreprises disposant de plusieurs établissements, la détermination de l'effectif prend en compte l'ensemble des salariés, tous établissements confondus.

La forme de la BDESE

Au sein des entreprises de moins de 300 salariés, la BDESE peut être sur support numérique ou sur support papier. Toutefois, les entreprises de 300 salariés et plus doivent obligatoirement mettre leur BDESE sur support numérique. L'employeur met alors la BDESE à la disposition des membres du CSE pendant les heures de travail.  

Par ailleurs, il est possible de mettre en place une BDESE au sein d'un groupe de sociétés. Ainsi, un accord de groupe peut prévoir et organiser cette mise en place. Néanmoins, si le groupe comporte des entreprises de 50 salariés et plus, ces dernières doivent obligatoirement mettre sur pied une BDESE pour leurs CSE.

Le contenu et la durée de la BDESE

Le contenu de la BDESE

Lors de la négociation sur la création et la mise en place de la BDESE, son contenu fait également l'objet de négociations. A défaut d'accord d'entreprise, un accord collectif ou un accord de branche détermine la composition de la BDESE.

En l'absence de tout accord, le contenu de la BDESE dépend du nombre de salariés de l'entreprise. C'est alors l'article R. 2312-8 du Code du travail qui le fixe. Cet article mentionne notamment les éléments obligatoires d'une BDESE.

En tout état de cause, la BDESE doit regrouper les informations relatives aux consultations récurrentes du CSE de l'article L. 2312-17 du Code de travail. La BDESE doit rassembler les informations relatives à l'investissement social de l'entreprise. Ici, il s'agit notamment de l'évolution : 

• des effectifs selon l'âge, le type de contrat et l'ancienneté ;
• relative aux emplois par catégorie professionnelle ;
• des emplois pour les personnes handicapées ; 
• du nombre de stagiaires ; 
• relative à la formation professionnelle et aux conditions de travail.

Egalement, la BDESE renseigne les investissements matériel et immatériel de l'entreprise.  Elle doit aussi comprendre les données relatives à l'égalité professionnelle, à la rémunération des salariés, des dirigeants et des financeurs, aux fonds propres et endettements. 

De plus, la BDESE contient les informations sur les représentants du personnel, l'organisation et la gestion des activités sociales et culturelles. Elle mentionne aussi les flux financiers à destination de l'entreprise.

Au sein des groupes d'entreprises, figurent aussi dans la BDESE les transferts commerciaux entre les différentes entités du groupe.

En outre, la BDESE doit contenir toutes les informations sur les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise. C'est là la nouveauté de la loi dite "Climent et Résilience" de 2021. Ainsi, l'employeur doit mettre à la disposition des élus du CSE toutes les informations relatives aux conséquences de l'activité de l'entreprise sur l'environnement.

La durée de la BDESE

Lorsqu'il existe un accord sur la BDESE, celui-ci détermine sa durée. En l'absence d'accord, les informations de la BDESE doivent être conservées pendant six exercices selon le cheminement suivant :

• Informations des 2 années précédentes ;
• Informations pour l'année en cours ;
• Perspectives sur les 3 années futures.

💡 Bon à savoir : conformément à l'article L. 2317-1 du Code du travail, l'absence de mise en place ou d'actualisation de la BDESE constitue un délit d'entrave. L'employeur peut alors être puni d'une amende de 7500 €. 

Par ailleurs, en cas de manquement de l'employeur à l'obligation de mise à disposition des informations aux membres du CSE, ces derniers peuvent saisir le tribunal judiciaire territorialement compétent.