Modèle de quittance de loyer : conseils et erreurs à ne pas faire !

La quittance de loyer désigne un document juridique délivré par le bailleur en cas de paiement de loyers par le locataire. Bailleurs, nous vous donnons tous les détails indspensables pour dresser une quittance de loyer sans erreur.

Quittance de loyer pour particuliers

🧐 Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

Dans le cadre d'un contrat de bail, les obligations du locataire sont de plusieurs ordres. Au rang de celles-ci figure le paiement des loyers, suivant les modalités convenues contractuellement avec le bailleur. Réciproquement, le bailleur doit lui en donner quittance en cas de paiement complet. La quittance de loyer représente donc le document attestant du paiement complet du loyer et des charges locatives dûs par le locataire au bailleur pour une période déterminée. 

Il existe des baux d'habitation pour les particuliers qui concernent les locaux à usage d'habitation, et des baux commerciaux pour la location de locaux à usage commercial. Pour les particuliers c'est le statut des baux de locaux à usage d'habitation qui s'applique. La loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 organise ce statut et prévoit les règles applicables à l'édification d'une quittance de loyer. 

🤷‍♂️ Qui doit délivrer la quittance de loyer ?

L'obligation de délivrer la quittance de loyer au locataire est à la charge du bailleur. C'est l'article 21 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 qui la régit.

En principe, le locataire qui est à jour du paiement de ses loyers a donc le droit d'en obtenir quittance même dans le cadre d'une location de courte durée ou d'une location saisonnière. Toutefois, l'article sus-mentionné précise que le bailleur doit délivrer la quittance au locataire lorsque ce dernier en fait la demande. Ainsi, l'obligation de délivrer la quittance ne s'impose au bailleur que si le locataire en fait la demande.

En revanche, si le locataire ne réclame pas de quittance de loyer, cette obligation se transforme en une simple faculté pour le bailleur. Dès lors, il pourra, à son choix, adresser ou non la quittance au locataire.

Par ailleurs, le bailleur peut confier à son mandataire la charge de transmettre la quittance de loyer au locataire. C'est notamment le cas lorsque les contrats de location du bailleur sont gérés par des intermédiaires tels que des agents immobiliers. 

🆓 La quittance de loyer : c'est gratuit !

Une quittance de loyer est toujours gratuite pour le locataire. Ainsi, le bailleur ne peut lui réclamer aucune somme au titre de la délivrance de sa quittance. L'article 4 et l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 interdisent d'ailleurs au bailleur de réclamer des frais relatifs à l'émission et la transmission de la quittance de loyer.

Quittance de loyer : la forme et le fond

🗒️ Quelle forme pour la quittance de loyer ?

La quittance de loyer n'obéit pas à un formalisme particulier. Selon les termes convenus entre le bailleur et le locataire, la quittance de loyer peut être matérielle c'est-à-dire sur support papier, ou dématérialisée. Si le locataire a donné son consentement pour le format dématérialisé, le bailleur peut lui transmettre sa quittance par voie électronique. 

✏️ Contenu de la quittance de loyer : les éléments essentiels à ne pas omettre !

Une quittance de loyer conçue conformément à la loi est soumise à certaines exigences de fond. Elle doit contenir les éléments suivants qui sont indispensables :

• Le titre "quittance de loyer" ;
• L'indication de la période de location correspondant au paiement du loyer (période convenue contractuellement) ;
• Les noms, prénoms et adresse du bailleur ;
• Les noms, prénoms et adresse du locataire ;
• La désignation et l'adresse du local loué ;
• Le montant en lettres et en chiffres du loyer ;
• Le détail du paiement entre loyer principal et provisions pour charges ;
• La date du paiement ; 
• La date et le lieu de délivrance de la quittance ;
• La signature du bailleur qui donne valeur légale à la quittance.

📍 Quittance de loyer : quelle utilité ?

La quittance de loyer est surtout utile pour le locataire. C'est pourquoi il est recommandé au locataire de toujours en faire la demande au bailleur. Elle peut être utilisée par le locataire comme preuve de paiement de ses loyers lorsque le bailleur le conteste, notamment dans le cadre d'une procédure contentieuse. 

De plus, la quittance de loyer peut être utilisée par le locataire comme justificatif de domicile. Elle est également nécessaire pour le locataire qui bénéficie d'aides personnalisées au logement.

💡 Bon à savoir : L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que la quittance de loyer doit être conservée par le locataire pendant trois ans à compter de sa transmission par le bailleur au locataire. 

⚠️ Conseil et erreurs à ne pas faire !

Voici quelques règles à ne pas oublier dans la conception d'une quittance de loyer :

1.  Le bailleur doit absolument distinguer le loyer principal des provisions pour charges dans le détail des versements. Il doit donc faire attention à ne pas mentionner seulement le loyer, même si le document s'intitule "quittance de loyer".
2. Il ne faut pas confondre quittance de loyer et reçu ! En cas de paiement partiel du loyer par le locataire, le bailleur lui délivre un reçu, indiquant le montant payé et la somme restante. Il peut y avoir autant de reçus que de paiements partiels. Cependant, le paiement total du loyer donne droit à la quittance qui rend sans effets tous les reçus précédemment délivrés par le bailleur au locataire.

🪄 Quittance de loyer : modèle

Vous êtes bailleur et vous recherchez les clés de la confection d'une bonne quittance de loyer ? Voici un modèle de quittance de loyer fait pour vous, à remplir en ligne et à adapter selon votre profile.